PROJETOS ESPECIAIS

 Elaboramos projetos na área de documentação de acordo com as necessidades de cada empresa, envolvendo :

3.1 - Diagnóstico situacional

 3.1.1 Conceito realização do levantamento detalhado da situação atual da área documental da empresa, para que, baseado em dados concretos, sugerirmos melhorias a serem aplicadas.

3.1.2 BenefíciosAperfeiçoar o trâmite documental dentro da empresa padronizar o arquivo para que todos falem a mesma linguagem.

 Tornar o arquivo um centro de informação eficiente Aplicar a mídia correta para a guarda e pesquisa dos documentos. Manter o espaço adequado de acordo com o volume de cada mídia para sua custódia.

 3.2 – Microfilmagem

3.2.1 Conceito técnica desenvolvida para minimizar qualquer tipo de arquivo e dinamizar o processo de recuperação da informação, visando a localização imediata do documento necessário.

Essa técnica se desenvolve baseada em um planejamento organizacional perfeito de circulação, tempo de vida e forma de arquivo de documentos. A microfilmagem é usada visando:

3.2.2 Benefícios segurança da guarda de informação redução de espaço ordenamento dos arquivos preservação do histórico da empresa.

 3.2.3 Fases para Implantação levantamento de dados análise dos tipos de arquivo tipos e quantidade de documentos estado físico dos documentos estudo da indexação a ser implantada.

 3.2.4 Fases da Execução preparação da Documentação microfilmagem propriamente dita processamento controle de qualidade duplicação.

3.3 – Digitalização

3.3.1 ConceitoTécnica utilizada para converter e processar documentos em papel e/ou cópias de microfilme, que necessitam ser muito pesquisados durante um certo tempo de sua vida e que são acessados por vários setores ao mesmo tempo, para dados digitais computadorizados.

 Geralmente essa técnica é aplicada ( assim como a microfilmagem ) após uma análise do fluxo dos documentos e da realização de um planejamento para o setor documental da empresa. BenefícioLocalização rápidaVelocidade de transmissãoIntegração com outros sistemasDocumentos sempre disponíveisSegurança de acesso.

3.3.3 Fases para implantação levantamento de dados análise dos tipos de arquivoTipos e quantidade de documentosEstado físico dos documentos estudo da indexação a ser implantada manutenção do sistema. Fases da Execução Preparação da documentação Digitalização Inspeção Indexação Controle de qualidade duplicação

3.4 – Custódia possuímos parceiros que realizam guarda de documentos, em galpões destinados para esse fim dentro de todas as normas estabelecidas para esse segmento, caso esse seja o destino a ser dado aos documentos após estudo e análise realizado com o cliente.

 3.5- Resgate da Memória histórica implantamos Centros de Memória, visando a guarda dos documentos que demonstram a evolução e a trajetória das empresas no mercado nacional.

 3.6 - Consultoria para o desenvolvimento de novas soluçõesEstudamos novas soluções para área documental, de acordo com as necessidades do cliente, e utilizando as tecnologias necessárias existentes no mercado.

 4 – GESTÃO DE PESSOAS

 Consiste na alocação de mão de obra e seu treinamento, na empresa cliente, de pessoas responsáveis pela organização de documentos físicos visando seu tratamento, manutenção, empréstimos e outras atividades determinadas e descritas nas normas e procedimentos realizada por nossa empresa e aprovada pelo cliente.

 Esta sugestão, possui a intenção de indicar que as empresas podem se despreocupar com a questão documental e que voltem realmente sua atenção aos seus interesses de negócio fim, deixando esse setor aos cuidados de quem cuida desse ramo de atividade.

 5 – PROJETOS DE INSTALAÇÃO

Nossa empresa ainda oferece consultoria e elaboração de layout das instalações de armazenagem, caso os documentos sejam mantidos em infra-estrutura própria, detectando as necessidades de Readequação de áreas ou Construção de novas instalações.

6 - LOGÍSTICA

 Executamos, visando as necessidades da empresa, o planejamento e organização na área de materiais (almoxarifado) otimizando o fator custo/benefício. Instituto Martins Arquivologia

inst.arquivologia@ig.com.br